Assistant(e) médical(e) en service de soins de support (H/F)

Assistant(e) médical(e) en service de soins de support (H/F) 0pvyyr7mdf

L'Institut Curie recrute un(e) Assistant(e) médical(e) en CDD de 5 mois à temps plein sur le site de Paris, au sein du service des soins de support.

Vos missions :

Sous la responsabilité du cadre des secrétariats médicaux de son département :

• L’Assistant(e) Médical(e) (AM) est responsable de la prise en charge médico-administrative des patients. Dans ce cadre, il/elle est garant(e) de la bonne tenue du dossier médical du patient, conformément aux procédures en vigueur à l’Institut Curie, et de la transmission des informations permettant une coordination efficace entre les différents acteurs de la prise en charge.

• Il/Elle joue un rôle d’accueil, d’accompagnement et de conseil auprès des patients et visiteurs dans un climat professionnel et sécurisant (physiquement ou téléphoniquement).

• Il/Elle soutient les professionnels de santé dans la coordination du parcours de soins des patients et la planification de leurs activités.

• Il/Elle est capable de reconnaitre et d’évaluer diverses situations d’urgence ou complexes et d’agir en conséquence sous la responsabilité du médecin.

• Il/Elle participe à la Recherche Clinique Institutionnelle.

Vos principales activités :

1. Accueil et communication

• Garantit un accueil physique bienveillant, oriente et répond aux demandes de renseignement des patients, des accompagnants et des visiteurs externes, en adoptant une communication adaptée à chaque interlocuteur : explication des étapes du parcours, transmission des consignes, réponses aux questions, reformulations, etc.

• Gère les appels téléphoniques et mails complexes (demandes d'ordre médical, reprogrammations, etc.) en déléguant la gestion des demandes plus simples aux secrétaires médicales(aux) si présent(e)s dans le service/département.

• Evalue l’urgence des demandes et prend les décisions établies selon les protocoles de l’Institut Curie dont il/elle a connaissance.

• Collabore avec les autres professionnels de santé de son service/département (médecins, soignants, etc.), en relayant les informations permettant d’assurer une prise en charge optimale du patient.

2. Gestion du dossier médical du patient

L’assistant(e) médical(e) exerce son activité professionnelle dans le respect du secret professionnel, des règles de confidentialité et d’identitovigilance.

L’AM assure la qualité de la complétude du dossier médical du patient dans le respect des règles d’identitovigilance en vigueur :

• Crée le dossier, assure sa gestion administrative et sa bonne mise à jour.

• Numérise et indexe les documents papiers et demandes (examens, filming, etc…).

• Gère les envois (courriers, LIFEN, convocations, etc).

• Selon le service de rattachement :

  • Réalise la gestion administrative des séjours hospitaliers.

  • Enregistre et gère les demandes d’analyse ainsi que le suivi des prélèvements réalisés en interne comme en externe.

3. Planification

• L’AM est garant de l’organisation des différentes étapes du parcours de soin du patient, selon le planning de ses traitements et examens, le protocole médical et ses besoins :

• Planifie les rendez-vous de consultation et le parcours d’hospitalisation des patients.

• Gère l’attribution des places et équipements en fonction des critères médicaux et des contraintes des services.

• Organise et régule les plannings médicaux en lien avec les priorités de soins

• Gère quotidiennement les situations imprévues (replanification, annulation de rdv, etc.).

4. Activités liées aux consultations/hospitalisations

• Prépare la consultation/l’hospitalisation en amont en créant les conditions les plus favorables à son déroulement :

  • S’assure de la complétude du dossier patient : collecte des documents et résultats auprès des patients et des structures externes.

  • Vérifie la bonne communication au patient et la bonne réalisation des examens nécessaires à la consultation/hospitalisation.

  • Dans le cadre de la consultation, prépare la salle.

• Participe à certaines consultations en présentiel, saisit le compte-rendu de consultation en temps réel lors de la consultation et/ou par retranscription de dictée numérique (etc.), codifie les actes médicaux réalisés pendant la consultation, sous la responsabilité du médecin, et réalise la gestion administrative des séjours hospitaliers

• Initie la lettre de liaison (LDL) dans le cadre de l’hospitalisation et la complète sous la responsabilité du médecin selon l’organisation du service.

• Met en page les écrits médicaux et s’assure du respect des règles grammaticales et orthographiques, notamment pour les documents produits par reconnaissance vocale.

• Assure l’organisation administrative post-consultation/post-hospitalisation en lien avec les décisions médicales : planification, transmission d’informations et mise en oeuvre des étapes nécessaires à la poursuite de la prise en charge du patient.

5. Activités liées aux RCP (Réunions de Concertation Pluridisciplinaire)

• Prépare la RCP (demande d'éléments extérieurs, complétude du dossier pour la prise de décision, etc.)

• Saisit la RCP et gère les décisions (planification des rendez-vous, contacts externes, demandes de RV, filming, etc.)

• Rédige les comptes rendus et diffuse la RCP

6. Autres activités de secrétariat médical

• Réalise un reporting régulier auprès de son N+1, assure un suivi d’activité à des fins statistiques et une traçabilité pour l’amélioration continue.

• Garantit un paramétrage adapté des outils informatiques dans son périmètre.

• Collabore à la formation initiale de nouvelles recrues au sein de son service.

• Peut être amené(e) à participer à des groupes de travail ou réunions concernant les secrétariats médicaux.

• Assiste au staff de transmission, aux réunions de service, CREX, etc.

• Assure la suppléance de ses collègues AM et SM en cas d'absence.

• Gère les commandes de matériel pour son service.

Nous vous proposons :

• Une formation et un tutorat  dès votre intégration

• Un travail collaboratif médecins / assistantes médicales

• Des équipes d’assistantes médicales investies, motivées et passionnées par leur métier

• Un respect de l’équilibre vie personnelle / professionnelle

Informations contractuelles :

• Rémunération attractive à partir de 2 390€ brut mensuel

• Poste du lundi au vendredi sans week-end

• Temps de travail en 7h30 / jour + RTT

• Basé à Paris (75005)

Accessible via le RER B (Luxembourg), le métro 7 (place Monge) ou 10 (Cardinal Lemoine) et plusieurs lignes de bus.

Profil:

Compétences requises :

Savoir-faire / Compétences techniques

• Capacité d’analyse, de rigueur et d’organisation : analyser, synthétiser, prioriser les tâches et optimiser les organisations avec rigueur et méthode.

• Autonomie et engagement : faire preuve de réactivité, d’adaptabilité, de prise d’initiative efficace, notamment lors de situations urgentes ou imprévues.

• Aptitude à assimiler avec agilité et efficacité dans un délai court de nouvelles informations, faculté d’adaptation à son environnement.

• Maitrise des outils digitaux : capacité à s’approprier et utiliser efficacement la suite Office et les outils de gestion médicale.

• Capacité à collaborer efficacement avec les autres professionnels, internes et externes (équipes assistants et secrétaires médicaux, équipes médicales, soignantes, médico-administratives, etc.).

• Capacité à appréhender les limites de son autonomie et à solliciter l’interlocuteur adéquat en cas de doute ou de besoin.

• Capacité à traiter l’information et détecter les situations complexes, en alertant son N+1.

• Capacité à transmettre ses savoirs efficacement et avec pédagogie.

• Capacité à s’exprimer en anglais ponctuellement afin d’accueillir les patients non francophones.

Savoir / Connaissances

• Connaissance et compréhension des enjeux institutionnels ainsi que des organisations médicoadministratives.

• Connaissance des référentiels et des processus internes.

• Connaissance approfondie de la cancérologie et de la terminologie associée.

• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite), des règles syntaxiques, grammaticales et orthographiques.

• Connaissance des outils de gestion hospitalière (DPI, logiciels métiers, plateformes de communication interne).

Savoir-être

• Capacité à travailler au sein d’un collectif.

• Discrétion et respect du secret professionnel, selon les normes de déontologie, les standards professionnels, juridiques et éthiques.

• Gestion des émotions et maitrise de soi, y compris en situation de tension ou d’agressivité.

• Capacité à rester efficace, concentré(e) et serein(e) dans un environnement de travail soutenu, soumis au stress et à une charge émotionnelle potentielle.

• Communication et intelligence relationnelle :

  • Maîtrise des techniques de communication bienveillante : empathie, patience et diplomatie.

  • Capacité d’écoute active et de discernement.

  • Adaptation selon les différents interlocuteurs et contextes.

• Capacité à adopter une posture professionnelle reflétant l’image de l’établissement à travers son comportement, son attitude et une présentation soignée, adaptée au contexte de travail.

Diplômes / Qualification(s) requise(s) :

• Niveau Bac minimum (SMS ou Bac ST2S) ou titre professionnel SAMS ou SAMA certifié au RNCP de niveau 4 + expérience ou BTS SP3S (niveau Bac+2)

L'Institut Curie est un employeur inclusif respectant l'égalité des chances.

Nos opportunités sont ouvertes à des personnes en situation de handicap.

Institut Curie - Hôpital Paris

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Paris Certificat de Secrétaire médical ou médico-social(e) Aucune expérience CDD / Remplacement Secrétaire médicale