Executive Assistant - Freelance H/F

SforSales Academy est une académie de formation commerciale fondée par Shannen Louiz Boutaleb, qui a développé la méthode propriétaire La Sales Thérapie : vendre avec une posture psychologique solide, sans scripts robotiques.

L'académie forme des commerciaux et entrepreneurs en B2C et accompagne également des équipes commerciales en B2B.

Présente sur YouTube (84 000 abonnés), Instagram, LinkedIn et en podcast, SforSales connaît une forte croissance et poursuit sa structuration.

Dans ce contexte, nous recrutons un(e) Executive Assistant véritable partenaire opérationnel du quotidien de la CEO.

Vos missions :

Le poste en une phrase

Votre mission est simple : faire en sorte que la CEO ne soit jamais dans l'urgence ni sans information, en anticipant les besoins, en organisant les priorités et en assurant un suivi irréprochable des sujets du quotidien.

Vous n'êtes pas là pour piloter l'entreprise ou prendre les décisions stratégiques. Vous êtes là pour permettre à Shannen de rester concentrée sur ce qui crée le plus de valeur : le contenu, les clients, les partenariats et le développement de l'entreprise

Vous travaillez en proximité directe avec la CEO, en présentiel, plusieurs jours par semaine.

Assistanat exécutif & organisation

• Vous gérez l'agenda de la CEO : rendez-vous, réunions, déplacements, arbitrage des priorités et protection des plages de travail.

• Vous anticipez les conflits d'agenda, les échéances et les besoins logistiques avant qu'ils ne deviennent des urgences.

• Vous gérez sa boîte mail : tri, priorisation, préparation des réponses et remontée uniquement des sujets nécessitant sa décision.

• Vous préparez les rendez-vous importants en amont (documents, contexte, informations clés, points d'attention).

• Vous organisez les déplacements, réservations et besoins logistiques liés à l'activité.

• Vous maintenez et faites vivre les process, checklists et routines récurrentes.

• Vous assurez le suivi et les relances nécessaires jusqu'à obtention d'une réponse, d'une validation ou d'une décision.

• Vous préparez un brief hebdomadaire ainsi qu'un point quotidien synthétique permettant à la CEO d'identifier immédiatement ses priorités, les validations attendues, les sujets bloquants et les échéances à ne pas manquer.

Content Operations & support tournage

• Vous préparez les tournages afin que la CEO n'ait qu'à se concentrer sur sa prise de parole.

• Vous installez le matériel selon les standards déjà définis (lumière, prompteur, setup vidéo).

• Vous chargez les scripts dans le prompteur et vérifiez les éléments nécessaires au bon déroulement des tournages.

• Vous capturez des stories, contenus coulisses et séquences courtes lorsque cela est nécessaire.

• Vous récupérez, centralisez et transmettez les informations utiles à l'équipe contenu.

• Vous êtes force de proposition pour identifier des opportunités de contenu observées au quotidien .

Coordination & circulation de l'information

• Vous récupérez les informations importantes auprès de l'équipe, des prestataires et de l'OBM.

• Vous faites le lien entre les différents interlocuteurs afin que la CEO dispose toujours des bonnes informations au bon moment.

• Vous identifiez les sujets nécessitant son attention et les lui présentez de manière synthétique et exploitable.

• Vous assurez le suivi des validations en attente et veillez à ce qu'aucun sujet important ne tombe entre les mailles du filet.

• Vous coordonnez les échanges nécessaires tout en laissant le pilotage opérationnel à l'OBM.

Profil recherché :

Expérience

• Vous avez déjà occupé un poste d'Executive Assistant, Assistant(e) de Direction, Office Manager, Assistant(e) Personnel(le) ou bras droit opérationnel auprès d'un dirigeant.

• Vous avez évolué dans un environnement exigeant : startup, cabinet de conseil, agence, événementiel, luxe, univers infopreneur ou entreprise en forte croissance.

• Vous avez déjà géré plusieurs sujets simultanément avec des priorités mouvantes.

• Vous êtes habitué(e) à travailler auprès de dirigeants très sollicités et à absorber une partie importante de leur charge mentale.

• Vos réalisations concrètes comptent davantage que le nombre d’années d’expérience

Compétences

• Vous maîtrisez parfaitement Google Workspace (Agenda, Gmail, Drive, Docs).

• Vous êtes à l'aise avec Notion et les outils collaboratifs modernes.

• Vous savez structurer l'information et produire des synthèses claires et actionnables.

• Vous êtes capable d'organiser un agenda complexe avec une grande rigueur.

• Vous savez gérer plusieurs interlocuteurs, sujets et échéances sans perdre le fil.

• Vous êtes à l'aise dans un environnement mêlant organisation, administratif, contenu et logistique.

• Vous êtes familier de l’univers de la création de contenu et comprenez les codes des réseaux sociaux.

• Une connaissance de l'univers de YouTube ou de la formation en ligne est un plus.

Qualités personnelles

• Vous anticipez naturellement les besoins avant même qu'ils soient formulés.

• Vous êtes extrêmement rigoureux(se) et fiable.

• Vous aimez organiser, structurer et faire avancer les choses.

• Vous avez un excellent sens du suivi : rien ne repose sur la mémoire du dirigeant lorsque vous êtes dans l'équation.

• Vous êtes discret(e) et digne de confiance.

• Vous savez gérer la pression et les changements de dernière minute.

• Vous êtes proactif(ve) et anticipez avant qu’on vous le demande

• Vous êtes réactif(ve) quand l’urgence est réelle

• Vous arrivez avec des solutions, pas uniquement avec des problèmes.

❌ Ce poste n'est pas pour vous si :

• Vous recherchez un rôle stratégique ou décisionnel sur le business.

• Vous avez besoin de consignes détaillées pour chaque action.

• Vous attendez qu'on vous dise quoi faire avant d'agir.

• Vous avez du mal à gérer plusieurs sujets en parallèle.

• Vous n'aimez pas relancer, organiser ou suivre des échéances.

• Vous recherchez un poste majoritairement en télétravail.

• Vous préférez produire du contenu plutôt qu'organiser son exécution.

Pourquoi rejoindre SforSales ?

• Travailler au plus près de la CEO et comprendre les coulisses d'une entreprise en forte croissance.

• Avoir un impact direct sur l'organisation et la performance de la structure.

• Évoluer dans un environnement dynamique, exigeant et stimulant où la proactivité est valorisée.

• Découvrir l'univers de la vente, du closing, de la négociation et du business en ligne.

• Intégrer une équipe à taille humaine où les responsabilités sont réelles et la confiance importante.

• Développer une vision rare du fonctionnement d'une entreprise de formation et de contenu à forte croissance.

Modalités :

• Type de contrat : Freelance (mission long terme)

• Temps de travail : 20 à 30h par semaine (sur des demi-journées)

• Organisation : présence quotidienne en présentiel à Paris

• Démarrage : dès que possible

• Rémunération : forfait mensuel selon expérience, autonomie et niveau de responsabilité

⚒️ Process de recrutement :

1. Candidature via formulaire

2. Entretien visio avec l’équipe recrutement

3. Cas pratique

4. Entretien final avec la direction

Si vous vous reconnaissez dans ce profil et que vous souhaitez relever ce défi, postulez dès maintenant ! Nous avons hâte de découvrir votre profil !